Bestyrelsesmøde i Solbjærgets Ejerlaug 2005.10.05

Til stede: Michael, Birger, Sonny, Else, Søren, Rasmus.

Dagsorden

1. Valg af ordstyrer

2. Konstituering af bestyrelsen, herunder valg af formand

3. Genvedtagelse af den arbejdsmodel, der blev aftalt på mødet 20/9.

4. Næste møde

5. Eventuelt

Referat

Ad 1: Michael blev valgt som ordstyrer.

Dette var det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen. Den 20/9 blev der imidlertid afholdt et møde som kun en del af bestyrelsen var blevet gjort opmærksom på. Der var en del kritik af denne fremgangsmåde, hvilket blev taget til efterretning og det blev understreget at alle beslutninger taget på mødet d. 20/9 er annuleret. Samtidig var der dog også enighed om at mødet indholdsmæssigt havde flere gode ideer, som kunne bruges som udgangspunkt for bestyrelsens arbejde.

Ad 2: Bestyrelsen vedtog følgende konstituering:

Formand: Søren

Næstformand: Michael

Kasserer: Sonny

Ad 3:

· Opdelingen af bestyrelsens ansvarsområder.

Da det er erfaringen at en urimelig stor del af bestyrelsesarbejdet ender hos formanden blev det besluttet at identificere bestyrelsens ansvarsområder og dele disse ud på bestyrelsesmedlemmerne. Se separat liste.

· Alle henvendelser til bestyrelsen skal ske skriftligt.

Det blev besluttet at alle henvendelser til bestyrelsen skal ske skriftligt og at alle sager skal behandles på bestyrelsesmøder på baggrund af en skriftlig henvendelse. Formålet er at undgå misforståelser og sikre at alle beslutninger træffes af bestyrelsen som helhed.

· Afholdelse af bestyrelsesmøder

Bestyrelsesmøder afholdes på skift hver anden måned. Formanden fastsætter dato og indkalder via mail.

· Pasning af fællesarealer

Da det er erfaringen at fælles arbejdsdage ikke er tilstrækkeligt populære til at man af denne vej kan holde fællesarealerne i en tilfredsstillende stand, er det besluttet at forsøge at finde et firma eller en person, der kan påtage sig opgaven med pasning af fortov, hæk og søbred inkl. snerydning. Kai følger op på dette.

· Referat

Rasmus skriver referat af bestyrelsesmøder og rundsender til bestyrelsen via mail. Der vil desuden blive arbejdet på at lægge referaterne på ejerlaugets hjemmeside.

Ad 4:

Søren indkalder til næste møde om cirka 6 uger og foreslår 2-3 forskellige dage.

Ad 5:

Uafsluttede sager: ”invasionen i østskoven”. Vi mangler en skriftlig henvendelse, men da problemet drejer sig om de fælles arealer vil bestyrelsen tage sagen op. Vi kan evt. udarbejde en skrivelse til vores naboer i Østskoven og gøre opmærksom på at skoven er et fællesareal tilhørende Solbjærgets ejerlaug. Desuden vil et udvalg af bestyrelsen inspicere området. Birger tager kontakt til vores naboer på Bakkevej.

Aktiviteter

· Inspektion af Østskoven

· Kontakt til naboer på Bakkevej (Birger)

· Foreningens vedtægter lægges på hjemmesiden (Rasmus)

· Overdragelse af hjemmesiden (Michael, Rasmus)

· Referat fra generalforsamlingen omdeles (Michael)

· Opdateret liste med festudvalgsmedlemmer (Michael)

· Firma/person til vedligeholdelse af fællesarealer (Kaj)

· Opdatering af velkomstfolder (Birger)

· Indkaldelse til næste møde (Søren)