Bestyrelsesmøde i Solbjærgets Ejerlaug 23/8 2017

 

Til stede: Sonny, Stig, Christian, Brian, Geert

Dagsorden

1. Valg af ordstyrer samt referent

2. Gennemgang af referat fra sidste møde

3. Opfølgning på Lokalplansarbejdet,

    På baggrund af

    - de tilbagemeldinger der er kommet fra den seneste generalforsamling, samt ud fra

    - en betragtning om at vi er forpligtede til at holde en aktiv dialog med kommunen, som følge af at det er besluttet på/af generalforsamlingen,

4. Skal der arrangeres sommer-/sensommerfest i år

5. Henstilling til beboerne om at holde område mod vej ( Hæk, Beplantning ) i orden , samt at der ikke må smides affald på Stier, Fællesarealer.

6. At vi drøfter hvordan holdningen i bestyrelsen er til renoveringer, ombygninger af huse (hensyn til naboer) samt acceptabelt tidsplan.

7. Skal der arrangeres arbejdsdag ved søen.

8. I øvrigt

Referat

Ad 1 – Ordstyrer og referent

Ordstyrer: Sonny

Referent: Christian

Ad 2 – Referat fra sidste møde

Arbejdsdag, se punkt 7

Ad 3 – Lokalplansarbejde

Sonny henvender sig på bestyrelsens vegne til kommunen for at få en status på arbejdet. Der skal desuden henstilles til kommunen at byggesager bliver godkendt af bestyrelsen inden tilladelse gives.

Ad 4 – Sommer/sensommerfest

Bliver for sent for i år. Vi vil gerne holde fastelavn, Geert forsøger at koordinere beboere til at stå for det.

Ad 5 – Henstilling omkring vedligehold af beboeres område mod vej

Vi ønsker at holde området pænt og vi gør en indsats for at det gælder fællesarealerne. Det er også vigtigt at de enkelte beboere forsøger at holde området mod vejen pænt, blandt andet klippe hækken og rydde for ukrudt. Særligt bør hækkene ikke genere for passage af fortovet.

Der bliver lavet en ny version af velkomstfolderen der inkluderer: Ny bestyrelse, områder mod vej holdes pæne og til at passere. Der skal ikke ligge affald på området.  Desuden en henstilling om at beboerne oplyser deres telefonnummer og mailadresse til bestyrelsen til oprettelse af mailingliste. Dette har til formål at sikre at kommunikation fra bestyrelsen til beboere kan ske enkelt og hurtigt via mail.

Ad 6 – Renoveringer og ombygninger

For at undgå unødigt langvarige byggeprojekter, skal der henstilles til at disse maksimalt varer 12 måneder. Ved godkendelse af nye byggeprojekter skal der foreligge en tidsplan. Bestyrelsen mener at det skal ind i vedtægterne og vil stille det som forslag på næste generalforsamling.

På generalforsamlingen i år blev det taget op at nummer 44 leder regnvand ud i søen. Bestyrelsen vil følge op på dette og henstille til at røret fjernes og at der redegøres for en permanent løsning til afledning af regnvand.

Ad 7 – Arbejdsdag

Arbejdsdag bliver 1/10, 12-16. Rydning omkring søen samt eventuelt i østskoven hvis der er behov.

Ved sø: Buske og småtræer skæres tilbage, der ryddes siv i vandet. Brian formulerer en skrivelse og deler rundt. Sonny søger for drikkevarer, Christian bestiller nogle sandwich.

Bestyrelsen håber på godt fremmøde

Ad 8 – I øvrigt

Der skal omdeles girokort til opkrævning af kontingent. Dette er Peters ansvar.

Bestyrelsen overvejer en kontingentstigning til 750 kr grundet 1) overordnet løn- og prisudvikling, 2) for bedre at blive i stand til at købe eksterne ydelser som snerydning og vedligehold af fællesarealer. Forslag stilles til næste generalforsamling.

Oprettelse af kontakt- og mailingliste. Stig laver en funktion til hjemmesiden så folk kan indtaste deres oplysninger. Bliver nævnt i velkomstfolderen. På næste generalforsamling stilles forslag om at vi bliver fuldt digitale.

Asfalten på Solbjærget trænger til reparationer. Brian tager billeder af de relevante steder og Sonny sender det til kommunen