Bestyrelsesmøde i Solbjærgets Ejerlaug 2005.11.29

 

Til stede: Michael, Birger, Sonny, Else, Søren, Kaj, Rasmus.

 

 

Dagsorden

 

1. Kontakt til naboer på Bakkevej (Birger)

2. Opdatering af velkomstfolder (Birger)

3. Foreningens vedtægter lægges på hjemmesiden (Rasmus)

4. Overdragelse af hjemmesiden (Michael, Rasmus)

5. Almen opdatering af hjemmeside, herunder referater fra bestyrelsesmøder (Rasmus)

6. Referat fra generalforsamlingen omdeles (Michael)

7. Opdateret liste med festudvalgsmedlemmer (Michael)

8. Firma/person til vedligeholdelse af fællesarealer (Kaj)

9. Tiltag på fællesarealer? (Alle)

10. Hvem er suppleant til de enkelte medlemmer i bestyrelsen?

11. Indkaldelse til næste møde (Søren)

12. Eventuelt

 

 

Referat

 

Ad 1 (kontakt til naboer på Bakkevej):

Birger har været på hegnspatrulje for at kigge på skel mellem ejerlaug fællesområde og bakkevejhaver. Birger mener ikke der er flyttet skel i fohold til oprindeligt. Der foretages ikke yderligere på kort sigt, idet det vil kræve professionel opmåling at afgøre om der er et problem.

 

Kai har kontakt til Birkerød kommune, der på et tidspunk vil komme og se til østskoven (mulig fældning af træer). I den forbindelse vil kommunen sandsynligvis mdbringe en landmåler. Kai forsøger at få landmåleren til at se på skellet i skoven (Kai).

 

Birger kom med en idé om, at lave en skrivelse hvor vi præsenterer foreningen for vores naboer (eks. Bakkevej) med henblik på at gøre opmærksom på de regler vi har vedtaget, samt hvem der kan kontaktes for henvendelser til foreningen (Birger).

 

Ad 2 (opdatering af velkomstfolder):

Birger har rundsendt et forslag til opdatering af velkomstfolderen. Kommentarer sendes til Birger. Kommentarer udbedes inden for ca. 2 uger (Alle).

 

Birger rundsender velkomstfolderen igen efter opdatering (Birger).

 

Når den nye velkomstfolder er klar vil den danne baggrund for en opdatering af informationerne på hjemmesiden (Rasmus).

 

E-mailadresser fjernes fra hjemmesiden bortset fra solbjerget-adressen, som sættes til at pege på bestyrelsens mailadresser, eventuelt blot formandens mailadresse (Rasmus).

 

Ad 3 (foreningens vedtægter lægges på hjemmesiden):

Vedtægter, bestyrelsens sammensætningen, alle referater, generalforsamlingsreferater lægges på hjemmesiden (Rasmus).

 

Vedtægterne skrives ind på elektronisk form og rundsendes via mail (Else).

 

Ad 4 (overdragelse af hjemmesiden):

Er sket.

 

Ad 5 (almen opdatering af hjemmeside, herunder referater fra bestyrelsesmøder):

Følgende skal på sigt være at finde på hjemmesiden (Rasmus):

 

 

 

Ad 6 (referat fra generalforsamlingen omdeles):

Er sket.

 

Ad 7 (opdateret liste med festudvalgsmedlemmer):

Er del af generalforsamlingsreferatet.

 

Hjemmesiden opdateres med festudvalgslisten (Rasmus).

 

Ad 8 (firma/person til vedligeholdelse af fællesarealer):

En person er fundet. Kai må meget gerne formidle (maile?) til bestyrelsen hvem personen er, navn, telefonnummer, etc. (Kai).

 

Ad 9 (tiltag på fællesarealer):

Hækken mod søen klippes inden længe, og skrænten mellem hækken og søen ryddes med buskrydder. Fortovet skal renses for græs og ukrudt. (Kaj igangsætter).

 

Grene skal afbrændes (Søren, Michael).

 

De fælles stiger og kloakrensesplitten er tilsyneladende langtidslånt. Det vil blive forsøgt at få dem lagt på plads. (Kaj).

 

Det har været diskuteret at bygge et skur til opbevaring af foreningens ejendele. De relevante naboer spørges med henblik på placering bag petanquebanen (Michael). Der findes et passende kit (Søren).

 

Ad 10 (hvem er suppleant til de enkelte medlemmer i bestyrelsen):

Søren påpegede, at Birger ikke ønsker at blive opfattet som Lejerbo repræsentant, hvorfor Birgen ikke skal have sin egen suppleant som det tidligere har været praksis (Lars Stavnem). Alle bestyrelses medlemmer repræsenteres at de valgte suppeanter. Birger var enig.

 

Det undersøges hvordan Lejerbos rolle i forhold til bestyrelsen er (alle).

 

Vi har i øjeblikket en velfungerende ordning, men der er måske behov for at dokumentere den.

 

Ad 11 (indkaldelse til næste møde):

Indkaldelse foretages efter dette referat er rundsendt (Søren).

 

Ad 12 (eventuelt):

Søren fremviste arkitekt tegninger fra byggerierne på SB13 og SB16. Tegningerne er sendt til ejerlauget (Michael) 2005.07.01. Søren har for nyligt modtaget tegningerne. Michael har fortalt Søren, at Michael har skrevet en mail til kommunen og oplyst, at der ikke var kommentarer til byggerierne. Byggerierne er p.t. fremskredne. Der var snak om at byggerier er holdt i gule mursten og med rødt tegltag, som det interne notat om byggeri fordrer.

 

Der var blandt bestyrelsen tillige snak om stilen på byggerierne, herunder tagterrasser og vinduer, der ikke ligner de oprindelige dannebrovinduer.